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Revista de Ciencias Medicas La Habana 2002;8(No. Especial)

BIBLIOREG: PROGRAMA PARA AUTOMATIZAR EL LIBRO REGISTRO EN BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN EN CIENCIAS MÉDICAS.

Téc. Mirna Cepero Ravelo¹, Téc. Lewis Alberto Milián², Lic. Rosa Bermello Navarrete³

1. Técnico en Bibliotecología Médica.
2. Programador. Policlìnico San Nicolás de Bari
3. Licenciada en Información Científico- Técnica y Bibliotecología

RESUMEN

En el Centro Municipal de Información de Ciencias Médicas del Policlínico Docente, municipio San Nicolás, provincia La Habana, se creó un software llamado BIBLIOREG que permite automatizar el registro de inscripción de libros y folletos. Para la creación de este programa se utilizó una computadora Pentium con 16 MB RAM y 120 MGH de velocidad , se concibió en el lenguaje de programación visual Basic versión 5.0, con base de datos soportada en Microsoft Access y se utilizaron otras herramientas. BIBLIOREG permite realizar, en un breve tiempo, el inventario, conocer la cantidad de libros y folletos que se han incorporado al fondo en un período determinado así como la cantidad de bajas y sus causas, además de la vía de adquisición del documento. Se propone que esté programa sea puesto en explotación no solo en la Red Nacional de Bibliotecas Médicas sino en todas las entidades informativas del Sistema Nacional de Información.

Descriptores DeCS: SOFTWARE; BIBLIOTECAS; CENTROS DE INFORMACIÓN

El desarrollo impetuoso de la ciencia y la técnica ha revolucionado todas las esferas del saber y la actividad científico – informativa no escapa a tales transformaciones, en ella las nuevas tecnologías han significado entre otras cosas la optimización de los procesos técnicos y de los servicios¹. El papel que en lo adelante debe desempeñar la actividad biblioteco - informativa ante los retos del vertiginoso auge científico – técnico que ha ocurrido en los últimos años, principalmente en el entorno de las ciencias de la salud ^2,3
y la acelerada proliferación de documentos exigen una mayor organización y control de los libros y folletos que ingresan al fondo documentario de las entidades informativas, los mismos deben ser anotados cronológicamente en el registro de inscripción para cumplimentar y realizar el procesamiento establecido por el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas en la Instrucción Metodológica No. 2/90^4,5 En este trabajo se presenta BIBLIOREG, programa para automatizar el libro registro para el control de las obras que se incorporan al fondo bibliotecario.

MATERIAL Y METODO

RESULTADOS

El libro registro constituye una herramienta indispensable en el momento de realizar el inventario de los fondos; también suelen ser utilizado con fines estadísticos pues a partir de ellos se puede determinar la cantidad de obras que se han incorporado al fondo en un período determinado, de ahí la importancia que tiene el automatizar el mismo.
El nombre de este programa BIBLIOREG proviene de la palabra griega Biblion que significa libro y reg de la palabra registro.
La hoja de trabajo contiene 16 campos para la conformación de los registros (figura 1)

Figura 1 Modelo de hoja de trabajo.

Una vez que se realice la alimentación de la base de datos llamada Libro, el programa BIBLIOREG permitirá realizar diferentes funciones a partir de los cuatro menú diseñados para la ejecución del mismo. A continuación se relacionan los menús que conforman este programa y lo que permite realizar cada uno de ellos:
Menú Inicialización:

• Borrar toda la base de datos
• Borrar los registros eliminados

• Entrada de datos ( llenado de la base datos)
• Muestra las publicaciones que han sido baja del fondo y las causas por ejemplo por extravío, deterioro etc.

• Busca las publicaciones por el título y por la materia mediante un descriptor general y uno específico utilizando el DeCS (Descriptores en Ciencias de la Salud)
• Busca por número de orden permitiendo enmendar cualquier error
• Muestra el total de publicaciones (Libros y folletos) que conforman los fondos de la entidad informativa. Este reporte tiene la ventaja de transferir el formato de salida en diferentes formatos como por ejemplo en TXT, WORD, EXEL etc y puede ser visualizado en cualquier unidad que cuente con la tecnología además puede ser enviado a través de la Red Electrónica de Información en Salud (INFOMED).

• Imprime el reporte total para conformar el libro registro cumpliéndose lo establecido en la Instrucción Metodológica No. 2/90 (Procesamiento de libros y folletos en los órganos de información del SNICM.
• Imprime el reporte total de las publicaciones que han sido bajas del fondo y sus causas
• Imprime el reporte final del inventario, permite conocer qué cantidad son libros, cuántos son folletos y cuál ha sido la vía de adquisición de los ejemplares que forman parte del fondo documentario.

CONCLUSIONES

• BIBLIOREG tiene una gran importancia porque permite automatizar el libro registro donde se asientan los libros y folletos que conforman el fondo documentario y le permite al personal bibliotecario que realice el inventario en un breve tiempo, tiene beneficios estadísticos porque permite conocer la cantidad de obras que se han incorporado al fondo en un periodo determinado.
• El usuario que hace uso de la entidad informativa no será afectado por encontrarse la unidad cerrada por inventario y puede satisfacer sus necesidades informativas en un breve tiempo.
• Permite conocer la cantidad de documentos existentes en el fondo cuántos son libros y cuántos folletos, las obras que han sido dada de bajas y sus causas, así como la vía de adquisición del documento.
• La localización de documentos en el estante es mucho más rápida y eficiente ya que el programa permite realizar búsquedas por título y por materia a través de un descriptor general o específico brindando todos los datos necesarios para la localización eficiente.
• El reporte final donde aparecen todas las obras del fondo bibliotecario tiene la ventaja de transferir el formato de salida en diferentes formatos, como por ejemplo en TXT, WORD, EXEL etc y puede ser copiado en disquete y visualizado en otras unidades que cuenten con la tecnología adecuada, además se puede enviar a través de la Red Electrónica de Información en Salud (INFOMED).
• BIBLIOREG es compatible con las versiones de Windows 95, 98, 2000, NT exceptuando la versión 3.11.
  Por la importancia que tiene este programa para la labor bibliotecaria se considera que puede ser puesto en explotación no solo en las entidades informativas de salud sino en todas aquellas bibliotecas o centros de información de cualquier rama del saber ya sea en bibliotecas públicas o escolares que cuenten con la tecnología necesaria.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. Rodríguez Camiño R. MeSH o DeCS: algunas consideraciones sobre la indización biomédica. ACIMED. 1998; 6(3) :163 – 70.
2. Díaz del Campo S, López Espinosa J A. RACI: una base de datos para el profesional de la información. ACIMED. 1997; 7(1) :40 –4.
3. Fernández Molina JC. La responsabilidad de los profesionales de la documentación en la prestación de servicios de información. Rev Esp Doc Cient 1995; 18(3):320 – 32.
4. Ministerio de Salud Pública, Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Manual de normas y procedimientos del sistema nacional de información de ciencias médicas. Ciudad de La Habana: CNICM; 1990.
5. Valle Molina D del, Morales Bello I, Cáceres Manso E. Bibliotecología médica. Ciudad de la Habana: Pueblo y Educación; 1988; T 1.

SUMMARY

Was created a software called biblioreg which allows to automatize the inscription registerof books and brochures in the Municipal Center of Information of Medical Sciences of the Teaching Policlinic, San Nicolás Municipality, La Habana province. A pentium computer with 16 MB RAM and 120 MGH2 of speed in the language of visual Basic vision program 5,0 with data basis supported in microsoft Access with another tools was used. BIBLIOREG may do in a brief time, the inventery to know the amount of books and brochures which are incorporated in the fund in a certain period as well as the amount of drops and its causes besides the ways of acquiring the document. We propose this program may be put into practice not only in the National Network of Medical Libraris but also in all the informational entities of the Information National System.

Subject headings: SOFTWARE; LIBRARIES; INFORMATION CENTERS

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